Archivace Digitální technické mapy dle zákona č. 499/2004 sbírky O archivnictví a spisové službě

Abstract

Novela zákona č. 200/1994 sbírky o zeměměřictví a o změně a doplnění některých zákonů souvisejících sjeho zavedením (dále jen ZZ) sebou přinesla mimo jiné také výzvu v podobě archivace technologickydecentralizovaných dat, která však díky datovému rozhraní v podobě informačního systému Digitální mapyveřejné správy (dále jen DMVS) tvoří pro uživatele jeden velký celek, a to včetně Digitální technické mapy(dále jen DTM). Vzhledem k faktu, že výše zmíněný zákon neobsahuje žádné zvláštní ustanovení týkající sezpůsobů a procesů trvalého uložení informací, které jsou veřejnosti známy spíše pod termínem archivace,musí se správci dat, z pohledu zákona č. 499/2004 sbírky (dále jen AZ) takzvaní původci, řídit ustanovenímitohoto zákona.Přestože situaci na první pohled znesnadňuje extenzívní výklad §3 AZ, tedy že jakákoliv informacev jakékoliv podobě by měla být podrobena výběru archiválií, tj. mělo by dojít k vyhodnocení jejího významu ahodnoty z dlouhodobého hlediska, je zcela nezbytné zcela jasně vymezit, co přesně má být předmětemtrvalého uložení, jakou mají mít data strukturu a datový formát, aby nedocházelo ke zbytečné duplikaci datnebo nežádoucí datové ztrátě. Proces by dále měl být jasný a srozumitelný pro všechny zainteresovanéstrany, s minimalizovanou administrativní zátěží, aby mohl být v maximální možné míře automatický, aby sezamezilo chybovosti a bohužel běžnému odporu a nezájmu na straně původců, kterými jsou předevšímveřejnoprávní správci dat.Současná realita však zdaleka neodpovídá uvedeným potřebám. Hranice správní působnosti sítě státnícharchivů řízených Ministerstvem vnitra České republiky odpovídají zákonu č. 36/1950 sbírky o územnímčlenění státu, tj. neodpovídají správním hranicím současných krajů dle zákona č. 129/2000 sbírky o krajích.Prostorová data DTM by měla být archivována dle většiny archivářů výhradně prostřednictvím informačníchsystémů spisové služby, tj. v podobě datových balíčků, které musí odpovídat Národnímu standardu prosystémy spisové služby. Výmaz dat v DMVS by měl být prováděn výhradně pomocí výběru archiválií veskartačním řízení dle §7 až §10 AZ. Tyto požadavky však pro data DTM a data v DMVS nedávají smysl,mohou narazit na technické limity spojené se systémy určenými pro kancelářsko-administrativní činnost, anavíc vlastní proces digitálního skartačního řízení je časově i technicky náročný a geografické informačnísystémy ani nejsou vybaveny funkcemi nebo rozhraními, které by něco takového umožňovaly. Úskalím můžebýt též odlišná praxe při výběru archiválií jednotlivých archivů, která může vést do situace, že jednotlivěarchivované části DTM na sebe v budoucnu nemusí vůbec navazovat a také skutečnost, že Hlavní městoPraha je zřizovatelem vlastního archivu stejně jako ČÚZK, a tedy není ani jistota, že data DTM budou trvaleuložena jako jeden celek v jednotné podobě.Na základě výše uvedených skutečností by mohlo být řešením využití novinky v AZ v podobě §3a, který jesice závazný až pro informační systémy uvedené do provozu od 1. 1. 2025, ale nic nebrání jeho aplikaci i nasystémy uvedené do provozu před tímto datem. Cílem přednášky je představit návrh možného řešení, kterébude založeno na mezinárodních doporučeních, bude zohledňovat principy kvalitní správy dat a bude mít,pokud možno co nejmenší administrativní nároky pro všechny strany zapojené do procesu.The Novelty of the Act No. 200/1994 of the Collection of Land Surveying and on the amendment andsupplementation of certain acts related to its introduction brought with it, among other things, a challenge inthe form of archiving technologically decentralized data, which, however, thanks to the data interface in theform of the Digital Map of Public Administration (hereinafter referred to as DMVS) information system, formsone large whole for users, including the Digital Technical Map (hereinafter referred to as DTM). Since theabove-mentioned Act does not contain any specific provisions on the methods and processes for thepermanent storage of information, which is better known to the public under the term archiving, datamanagers, so-called originators in the sense of Act No 499/2004 of the Collection of Information (hereinafterreferred to as the Archival Act), must comply with the provisions of this Act.Although the situation is at first sight made more difficult by the extensive interpretation of §3 of the ArchivalAct, i.e. that any information in any form should be subject to archival appraisal, i.e. its importance and valuein the long term should be evaluated, it is absolutely necessary to clearly define what exactly should be thesubject of digital preservation and long term storage, what structure and data format the data should have, inorder to avoid unnecessary duplication of data or undesirable data loss. Furthermore, the process should beclear and understandable for all stakeholders, with a minimum of administrative burden, so that it can be asautomatic as possible to avoid errors and, unfortunately, the common resistance and disinterest on the partof the data producers, which are mainly the public data managers.However, the current reality falls far short of these needs. The administrative boundaries of the network ofstate archives managed by the Ministry of the Interior of the Czech Republic correspond to Act No. 36/1950of the Collection on the territorial division of the state, i.e. they do not correspond to the administrativeboundaries of the current regions according to Act No. 129/2000 of the Collection on Regions. According tomost archivists, the spatial data of the DTM should be archived exclusively using the electronic recordsmanagement system, i.e. in the form of data packages that have to be compliant with the National Standardfor Electronic Records Management System. Deletion or update of data in the DMVS should be carried outexclusively by means of the archival appraisal in the dispousal procedure according to §7 to §10 of theArchival Act. However, these requirements do not make sense for DTM data and DMVS data, they mayencounter technical limitations associated with systems designed for office-administrative activities and,moreover, the actual process of digital dispousal is time-consuming, technically demanding and geographicinformation systems are not even equipped with functions or interfaces that would allow such a thing.Another challenge may be the different practices in the appraisal of archival material by individual archives,which may lead to the situation that the individually archived parts of the DTM may not be related to eachother in the future, and also the fact that the City of Prague is the founder of its own archive as well as theČÚZK, and therefore there is no certainty that the DTM data will be permanently stored as a single entity in aunified form.Based on the above mentioned facts, the solution could be to use the novelty in the Archival Act in the formof §3a, which is binding only for information systems put into operation from the 1 January 2025, but nothingprevents its application also to systems put into operation before this date. The aim of the lecture is topresent a proposal for a possible solution that will be based on international recommendations, will take intoaccount the principles of quality data management and will have as little administrative requirements aspossible for all parties involved in the process.