Archivace dle § 3a AZ a její aplikace v praxi

Abstract

Archivace dle §3a umožňuje archivářům být v některých ohledech pružnější, ale zároveň na ně klade vyšší nároky, a to jak z hlediska technologických znalostí a schopností, ale také na jejich komunikační obratnost a aktivní přístup. Budou muset být schopni zdůvodnit, proč o data žádají, vysvětlit jejich trvalou hodnotu a význam, domluvit se na vhodné podobě datového výstupu a nakonec vše také ověřit. Flexibilita je v tomto případě vykoupena větší odpovědností a nároky. Nicméně tento nebo obdobný postup se nejen předpokládal, ale byl požadován archivní komunitou již nemálo let zpět. Rozhodnutí, zda je vhodné požadovat po původci proces mikroarchivace ve skartačním řízením dle NSESSS a vybírat archiválie až na úrovni jednotlivin, nebo jít cestou makroarchivace, která je vhodná pro velké informační celky, bude i nadále záviset na domluvě mezi původcem a archivem. Vše potřebné je připraveno a legislativně podpořeno.

The introduction of §3a into the Archiving Act does not mean a fundamental revolution in the practices of archives and archivists, nor does it divert attention from the Records Management System and its usage or reject the National Standard for Electronic Records Management Systems. Primarily, it legalizes the archiving process, where the National Standard model has proven inadequate and cumbersome, especially in light of constant technological progress and the increasing atomization of information. The archiving procedure according to §3a is suitable for a limited range of situations, particularly for information systems that process information not passing through the Records Management System or where the managed information is identical in structure and content. In such cases, the agenda is monotonous, and the resulting decisions of the official may differ only in aspects like the name of the person who requested the decision.Although §3a allows archivists to be more flexible in some respects, it also places greater demands on them in terms of technological knowledge and skills, as well as their communication abilities and proactive approach. They will need to justify their requests for data, explain its enduring value and importance, agree on the appropriate form of data output, and finally verify everything. In this scenario, flexibility is traded off for greater responsibility and higher demands